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摘要：隨著我國高等學校教育改革不斷深入發(fā)展，成人教育檔案利用需求日益增長。一是成人教育管理部門對成人教育檔案利用需求不斷增長，如成人教育評估、擴大成人教育招生規(guī)模、調(diào)整專業(yè)設置、教學改革、教學研究等大量工作，都需要利用大量的成人教育檔案，以借鑒以往辦學成功的經(jīng)驗，獲得準確的信息。二是歷屆成人教育畢業(yè)生利用成人教育檔案的需求不斷增長，出國留學、用人單位招聘、繼續(xù)求學深造、畢業(yè)證書丟失、補辦學歷學位證明等等，都需要查閱成辦教育檔案。

然而，學校成人教育檔案的管理并非盡如人意，忽略成人教育檔案管理的現(xiàn)象時有發(fā)生。因此，搞好成人教育檔案管理工作，是需要認真研究探討的課題。

一、成人教育檔案的特點及存在的問題

1、成人教育的三個特點

①社會性強學員多為在職在崗的工作人員,學員數(shù)量多、涉及面廣,層次參差不齊。②教育層次豐富，可以開展?？?、本科甚至碩士、博士等學歷教育,也可以根據(jù)崗位的需要進行崗位技能培訓、轉(zhuǎn)崗培訓、職業(yè)教育、繼續(xù)教育等非學歷教育。③學習方式靈活多變，學員可以選擇函授、夜大、專業(yè)特色自考、專業(yè)證書后大專等不同的學習方式，同時還可以選擇脫產(chǎn)、半脫產(chǎn)、不脫產(chǎn)的學習方式。

2、工作特點決定了成人教育檔案內(nèi)容的龐雜，種類繁多

①有文書檔案,主要包括：教育行政主管部門下發(fā)的有關(guān)成人教育工作的政策、法律、法規(guī)等文件；院校下發(fā)的成人教育教學工作、專業(yè)設置、培養(yǎng)計劃、學籍管理以及有關(guān)規(guī)章制度等方面的文件；成人教育規(guī)劃、實施計劃、學員管理、時間及經(jīng)費安排、獎懲措施等方面的文件；其他有關(guān)文件。②有學籍檔案，包括學員入學登記、學員學籍卡片、學員成績總冊、在校學員名冊、學員學籍變更等材料。③有教學、教務檔案，包括成人教育各專業(yè)教學計劃、教學大綱、教學方法、課程設置要求及安排、學期教學進度表、教材選用、授課教師資歷及授課情況反饋等內(nèi)容。④有招生檔案，包括年度招生工作所涉及的學員報名、考試、錄取、收費等方面的材料、表格，招生對比分析（如實際招收與計劃招收差額對比分析、縱向年度專業(yè)招生對比分析）、招生工作總結(jié)等材料。⑤畢業(yè)學員檔案，包括畢業(yè)學員的選題答辯、畢業(yè)總結(jié)、學位評定及授予情況材料、畢業(yè)證的發(fā)放、領(lǐng)取簽字等內(nèi)容，還包括畢業(yè)學員專業(yè)工作情況的跟蹤調(diào)查和信息反饋材料等。

3、成人教育檔案在管理中存在的三個問題

①檔案散存、亂存現(xiàn)象嚴重。②檔案內(nèi)容缺失嚴重。由于人員的內(nèi)部調(diào)動、部門的撤并調(diào)整，加上具體經(jīng)辦人員的升遷調(diào)動,檔案內(nèi)容缺失現(xiàn)象普遍存在，一人多專、數(shù)人一專的成人教育檔案缺失尤為嚴重。③檔案管理的模式陳舊，水平低下。仍沿用陳舊的管理方法，管理人員不專業(yè)，內(nèi)容單一，加上硬件條件的不足，查詢和使用方法落后，遠遠不能滿足成人教育發(fā)展的要求。

二、當前形勢下加強成人教育檔案工作的對策

1、抓意識

領(lǐng)導檔案意識淡薄、管理人員管理意識不強。尤其在高等學校，成人教育被許多領(lǐng)導看作“掙錢機器”，認為成人教育只要能為學校掙來錢就是對學校領(lǐng)導工作最大的支持，是對學校發(fā)展最大的貢獻。在這種思想的左右下，許多高等學校的領(lǐng)導根本不重視成人教育檔案的管理，檔案管理意識非常淡漠,比如些高等學校領(lǐng)導只強調(diào)長期保存普高學生考試試卷,而對于成人教育學生考試試卷保存則不予重視,對普高生在校內(nèi)的一切活動都能做詳細的紀錄并加以歸類，而對于成教學生的活動卻不聞不問，很少紀錄。因此，這在一定程度上制約了檔案管理工作的深入開展和有效利用，成為普通高校成人教育檔案管理工作很難適應教育發(fā)展的重要原因領(lǐng)導應該把抓檔案工作列入學校工作的議事日程，在經(jīng)費、庫房、設備、人力等方面給予充分的保證，真正從行政上支持檔案的收集、立檔工作。

2、抓源頭

為了逐步實現(xiàn)成人教育檔案管理工作標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，為今后考核成人教育質(zhì)量提供可靠依據(jù)，必須從日常工作的點滴做起，注意檔案平時的積累和保管，為日后檔案的利用打下良好的基礎。長期以來，由于諸多原因，在高等學校檔案管理工作中，成人教育檔案管理工作末能得到應有的重視，部分高校在實際工作中忽視成人教育檔案的收集、整理，致使成人教育檔案內(nèi)容不全，質(zhì)量不高，不能反映成人教育管理工作的全貌，嚴重影響了成人教育檔案的開發(fā)利用。有的學校在成人教育學生電子注冊工作中，由于檔案材料沒有按時立卷歸檔，因此給學生電子注冊工作帶來很多困難，不能按時完成上級交辦的學生電子注冊工作。高等學校必須加大成人教育三級檔案管理工作的力度，從檔案形成部門的源頭抓起，努力營造人人關(guān)心、重視學校成人教育檔案管理工作的若氛圍，為日后檔案的管理打下良好的基礎。

3、抓制度

成人教育檔案管理部門要做到文件材料管理有序，合理分類存放，使文件材料來龍去脈清晰，為立卷歸檔工作奠定良好的基礎。要建立成人教育檔案管理的各項規(guī)章制度，建立歸檔范圍，建立各級檔案網(wǎng)絡組織，使成人教育檔案管理有章可循，形成人人負責，層層把關(guān)，齊抓共管的良好局面。公務員之家

4、抓管理

改革傳統(tǒng)管理思維，建立檔案信息服務體系。隨著教育的改革和發(fā)展,高等學校檔案工作重點應從以往收集、整理、保管為主的管理模式轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用、服務為主，把主要精力放在提高檔案的利用、發(fā)揮檔案材料的價值和效益方面上來。此外，根據(jù)不同部門用戶、不同專業(yè)角度的需求建立完善的檔案信息服務體系是檔案信息社會化的要求，也是提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案價值的可靠保證。檔案信息服務體系是檔案信息社會化的產(chǎn)物，建立檔案信息服務體系的目的是根據(jù)檔案信息服務社會化、市場化的要求,加強信息服務機構(gòu)的合理分工和協(xié)作，提高檔案信息的傳遞能力和服務水平，滿足用戶多層次、不斷增長的服務需求。

5、抓協(xié)調(diào)

成人教育檔案來源于各基層單位，產(chǎn)生于教學管理、學生行為管理等各項工作之中，成人教育檔案貫穿于學校成人教育管理工作的始終，需要各環(huán)節(jié)工作協(xié)同配合，更好地完成成人教育檔案的管理工作。第一是成人教育學院兼職檔案員與本單位三級兼職檔案員的協(xié)調(diào)配合。要主動爭得三級檔案員的配合和支持，認真指導檢查本單位現(xiàn)行文件的管理和立卷歸檔情況，從檔案形成部門的源頭抓起。第二是與本單位領(lǐng)導之間的協(xié)調(diào)和配合。主動爭得領(lǐng)導的重視和支持，督促領(lǐng)導做好文件材料的積累和歸檔工作。領(lǐng)導用過的文件材料要及時收回，合理保管。第三是與學校檔案部門的協(xié)調(diào)配合。要主動接受學校檔案部門的檢查和指導，配合學校檔案部門的工作，按照學校的統(tǒng)一要求做好本單位的立卷歸檔工作。

6、抓硬件

為了適應現(xiàn)代成人教育檔案資料大容量、繁瑣、復雜的特點，傳統(tǒng)的以手工為主的檔案管理方式與之不相適應，成人教育檔案管理必須應用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段進行檔案管理，使檔案的收集、整理、保存和查詢使用電子化、網(wǎng)絡化，實現(xiàn)成人教育檔案的信息化與資源共享?，F(xiàn)代化的管理手段，使之不但能準確、系統(tǒng)地查找到所需要的有關(guān)檔案資料，而且能做到及時、省時，更好地為成人教育工作服務。

參考資料：

1、張航：《科學高效地管理學籍檔案是提高成人教育質(zhì)量的重要保證》，《陜西師范大學繼續(xù)教育學報》2004年第21期。

2、錢峻英：《如何突破成人高校招生瓶頸》，《光明日報》2004年。

3、楊江華：《成人教育面臨的挑戰(zhàn)和對策》，《西南民族大學學報（人文社科版）》2003年第10期。